ToDos einfach planen mit Thunderbird und Lightning
Als E-Mail-Client ist Mozilla Thunderbird ein bewährtes Tool. Es gibt ihn schon seit 2004 und wer lieber Open Source-Programme als Outlook benutzt, hat hier den Marktführer nach Zahl der Installationen gewählt. Sein unbestreitbarer Vorteil: Thunderbird ist für viele Plattformen erhältlich. Es gibt ihn nicht nur für Windows, sondern unter anderem auch für MacOSX und Linux.
Mit dem Kalender-Add-On Lightning (früher auch solo unter dem Namen Sunbird zu haben) bietet er eine komplette E-Mail-, IRC-, Feedreader-, Termin- und Aufgabenverwaltung, die für die meisten Zwecke reicht.
Aufgaben (Tasks, ToDos) mit Lightning anlegen
Aufgaben (ToDos, Tasks) sind immer mit einem Kalender verbunden, da der sich auch um die Erinnerungsfunktion bei terminierten Aufgaben kümmert. Nach der Installation von Lightning legt uns das Addon zuerst einen Kalender "Privat" an. Es lassen sich jedoch jede Menge zusätzliche Kalender integrieren, z.B. ein Google Kalender oder weitere lokale Kalender.
Zuerst sind die Aufgaben (und die Termine) erst einmal nicht sichtbar. Wir schalten sie im Menü Termine und Aufgaben >> Aufgaben zur Ansicht frei und sehen dann den Karteireiter / Tab "Aufgaben". Über "Neue Aufgabe" überschreiben wir den Text "Zum Erstellen der Aufgabe hier klicken" und legen ein ToDo an. Mit einem Klick auf den Titel können wir dann alle Optionen des Tasks bearbeiten. Ein zweiter Weg führt dahin, indem man mit der rechten Maustaste im Aufgaben-Fenster ein Kontextmenü öffnet und "Neue Aufgabe" wählt. Noch schneller geht es mit der Tastenkombination ist "Str + D" (unter MacOS X "Apfel + D"). In beiden Fällen hat man gleich Zugriff auf alle Optionen. Diese Optionen haben wir:
- Titel: Der Titel der neuen Aufgabe wird in der Liste der Aufgaben angezeigt.
- Ort: Eine Ortsbestimmung, die eher bei Terminen benutzt wird.
- Kategorie: Lightning kommt mit einigen Standardkategorien daher, die sich erweitern lassen. Das können wir auch direkt bei der Eingabe einer neuen Aufgabe tun. Außerdem lassen sich Aufgaben mehreren Kategorien zuordnen.
- Kalender: Aufgaben sind immer einem Kalender zugeordnet. Wer mehrere Kalender führt, kann hier einen auswählen.
- Beginn und Ende der Aufgabe sowie ein Status (Bearbeitungsstand, z.B. die prozentuale Einschätzung, wie viel schon erledigt ist) lassen sich eingeben.
- Wiederholen: Wie Termine lassen sich auch Aufgaben mehrfach anlegen, sei es nur täglich, wöchentlich oder x-mal.
- Erinnerung: Sehr praktisch ist die Erinnerungsfunktion. Sie öffnet eine Pop-Up-Fenster und weist auf den fälligen Termin hin.
- Beschreibung: Hier ist Platz für viel unformatierten Fließtext, Zeilenumbrüche bleiben erhalten. Nicht so komfortabel, aber für einfache Informationen ausreichend.
- Anhänge: Anders als der Name zu sagen scheint, lassen sich hier nicht physische Dateien anhängen, sondern Links anfügen. Ein Rechtsklick in das Feld "Anhänge" öffnet das Kontextmenü "Website anhängen" zur Eingabe einer URL.
Mit Mozilla Thunderbird und Lightning Aufgaben organisieren und sortieren
In der Übersicht lassen sich Aufgaben jederzeit bearbeiten und einer anderen Kategorie zuweisen. Mit dem Kontextmenü (rechte Maustaste auf der Aufgabe) können wir Aufgaben bearbeiten, priorisieren, ihren Fortschritt bearbeiten oder sie einfach um eine Stunde, einen Tag oder eine Woche verschieben.
Die Übersicht ist zudem konfigurierbar. Standardmäßig wird hier nur der Titel einer Aufgabe angezeigt, die im unteren Teil des Fensters mit einigen Details zu sehen ist. Ein Klick auf das kleine Symbol rechts oben neben der Spaltenüberschrift "Titel" erlaubt, über ein Kontextmenü weitere Spalten zur Anzeige auszuwählen, z.B. Priorität, Fertigstelling in % oder Kategorien.
In der Detailansicht können wir jeder Aufgabe eine Priorität zuweisen. In der Liste lassen sich Tasks dann nach der Priorität sortieren.
Die Sortierung wird mit einem Klick auf den Spaltentitel (Fertig, Priorität, Titel oder Kategorie) ausgelöst. So überblicken wir schnell alle wichtigen Prio 1-Aufgaben, auch wenn die Liste lang ist.
Die Suche (Aufgaben Filtern) greift auf diese Felder zu:
- Titel
- Beschreibung
- Kategorie
Alles Aufgaben oder was?
Das besondere Highlight: Thunderbird und Lightning bilden eine perfekte Einheit, wenn es um die Formate geht. Per rechtem Mausklick lassen sich E-Mails in einen Termin oder eine Aufgabe überführen ("umwandeln in"). Titel und Beschreibung werden übernommen, formatspezifische Daten (z.B. Kategorie oder Status) können wir eingeben. Das funktioniert natürlich auch anders herum. Aus jedem Termin und jeder Aufgabe lässt sich ein Termin oder eine E-Mail generieren. Mit dem rechten Mausklick auf den Titel der Aufgabe erscheint im Kontextmenü die Option "Umwandeln in" Nachricht (E-Mail) oder Termin. Der Titel wird Betreff, die Beschreibung der Nachrichtentext.
Aufgaben synchronisieren mit Thunderbird?
ToDos lassen sich einfach mit Thunderbird und Lightning verwalten. Das Zusammenspiel der Module überzeugt - wie oft möchte man eine E-Mail als Aufgabe speichern oder eine Aufgabe einfach per Mail delegieren. Auch Selbstmanagement-Systeme wie GTD können wir so betreiben. Wer nur von seinem Rechner aus arbeitet, ist gut bedient.
Wer seine Aufgaben über mehrere Geräte synchronisieren möchte: Das geht leider nicht so recht. Die Synchronisation des Kalenders und der Adressen mit Google funktioniert über Provider für Google Kalender und gContactSync gut. Für die Synchronisation der ToDos benötigen wir natürlich ebenfalls einen Account bei einem Anbieter wie Google. Die eher rudimentären Google-Tasks bieten lange nicht so viele Komfort-Funktionen wie Lighning, weshalb eine Synchronisation zwar möglich ist, ber zum Verlust von wichtigen Lightning-Daten wie Kategorien führt.
Wer es trotzdem tun will, weil ihm Verfügbarkeit auf allen Geräten wichtiger ist als Kategorisierung – mitdem Provider für Google Kalender klappt es so:
- Legt in der Thunderbird-Ansicht "Kalender" oder "Aufgaben" mit Rechtsklick unter der der Liste der Kalender einen Neuen an
- Wählt "Im Netzwerk"
- und dann "Google Kalender"
- falls Ihr hier schon einen Google-Kalender eingebunden habt, erscheint hier Eure Gmail-Adresse zur Auswahl
- danach könnt Ihr die gzw. eine zu Eurem Gmail-Konto gehörende Google Task-List auswählen
BTW: Angeregt wurde ich zu diesem Artikel durch diesen Beitrag von Stephan List auf dem Toolblog.
Foto: Marius Max Künzl
