Newsletter versenden, aber professionell!

E-Mail-Marketing ist schon alt, aber längst nicht tot. Im Gegenteil: Gut gemachte Newsletter haben Erfolg, gewinnen neue und binden alte Kunden. Der besondere Charme besteht in der Möglichkeit, die Informationen jederzeit abbestellen zu können. Permission based marketing liegt im Trend, denn kein Kunde möchte ungefragt mit Werbung zugespammt werden. Die Rechtslage ist in Deutschland eindeutig (Disclaimer an der Stelle: Ich bin keine Rechtsanwältin und empfehle Euch im Zweifel, eine solche aufzusuchen): 

• ungefragt verschickte E-Mails sind ein Anlass für Abmahnung.
• die Erlaubnis zum Versand eines Newsletters erhält man z.B. durch ein Formular, über das der Empfänger eine (bitte komplett werbefreie) E-Mail mit einem Link erhält, über den er das Abonnement bestätigen kann.
• Erst dann könnt Ihr die Adresse für den Versand nutzen.
• Jeder Newsletter muss einen deutlichen Link enthalten, über den sich der Empfänger abmelden kann.
• Auch die Datenschutzerklärung Eurer Website sollte einen Hinweis darauf enthalten, dass Ihr Daten für einen Newsletter erhebt.
• Lest hier mehr Informationen zur Rechtslage bei Newsletterversand und zur Datenschutzerklärung

Was macht E-Mail-Marketing auch heute noch so attraktiv?

Der Preis ist einfach unschlagbar: Der Versand einer E-Mail kostet praktisch nichts, während die Preise für einen Standardbrief immer weiter steigen. Moderne Tools machen es einfach, attraktive HTML-Mails im Corporate Design des Unternehmens zu erstellen. So erfüllt Ihr die optischen Erwartungen Eurer Kunden, die E-Mails im gewohnten Look and Feel Eurer Website erhalten. Was heute immer interessanter wird: Newsletter sollten auch auf Tablets und Smartphones gut lesbar sein. Ein Template, dass die Kriterien des Responsive Webdesign anwendet, ist inzwischen Pflicht.

Ein Newsletter mit Personalisierung der E-Mails führt zu mehr Erfolg. Die persönliche Anrede ist die Pflicht, nach persönlichen Vorlieben und Bestellungen gefilterte Inhalte sind die Kür. Mit den geeigneten Tools lassen sich auch Follow-Up-Zyklen entwerfen. Kunden, die länger nicht bestellt haben, erhalten so z.B. eine Mail mit Gutschein. 

Anders als eine Anzeige in der Zeitung lässt sich der Erfolg einer E-Mail-Kampagne gut messen. Je nach Newsletter-Tool und User-Tracking stehen unterschiedlich detaillierte Statistiken über Öffnungsraten, Bounces und Konversionen zur Verfügung. Man sieht einfach besser, wo das Budget bleibt.

Welche Fallen solltet Ihr vermeiden?

Wer mit einem Newsletter neue Kunden gewinnen will, sollte sich vorher über die Rechtslage klar werden: Unverlangt zugeschickte Werbemails sind ein Grund für eine Abmahnung. Und die kann kosten! Bevor Ihr eine Adresse in den Verteiler aufnehmt, muss eindeutig bestätigt sein, dass der Empfänger Eure Mails erhalten möchte. Am besten geht das mit dem Double-Opt-In-Verfahren. Ebenso muss es jedem Empfänger leicht gecht werden, sich aus dem Verteiler wieder abzumelden. Ein Link auf das Abmeldeformular sollte deshalb in jedem Newsletter enthalten sein. Hier findet Ihr mehr Antworten zum rechtssicheren Versand von Newslettern.

Wer seine E-Mail-Vorlage selbst erstellen will, sollte sich mit den Eigenheiten der verschiedenen Mailclients vertraut machen. Webmailer und alte Outlook-Versionen gehen mit den Styles nämlich recht grob um. Hier hilft nur ausgiebiges Testen oder der Kauf eines fertigen Templates.

Mit welchen Tools verschickt Ihr die E-Mails?

Die kleine Lösung für den Anfang ist ein von Hand gepflegter Outlook-Verteiler, eine Kontaktgruppe. Der Open-Source Mailclient Thunderbird stellt dieselben Funktionen zur Verfügung. Aber Achtung: Der Verteiler sollte nur im Feld BCC stehen, sonst sehen alle Empfänger, wer den Newsletter sonst noch erhalten hat. 

Diese Lösung ist einfach, es wird keine zusätzliche Software benötigt, aber sie hat schwerwiegende Nachteile:

• Alle Daten müssen von Hand gepflegt werden, auch die Abmeldung.
• Es ist leicht erkennbar, dass kein professionelles System verwendet wird, denn:
  • Als Empfänger der E-Mail erscheint Eure E-Mail-Adresse statt der des wirklichen Adressaten. 
  • Die Abmeldung kann nur per E-Mail, nicht über ein Formular geschehen.
• Für die Gestaltung einer HTML-Mailvorlage braucht Ihr dann doch ein zusätzliches Tool.
• Wenn zu viele Mails auf einmal verschickt werden, verweigern manche Provider die Ausführung. Die Grenze kann schon bei 50 Mails in der Stunde liegen.

Ein Verteiler ist also auf lange Sicht nicht praktikabel. Ihr habt eine Website, die mit einem Content Management System läuft? Schon besser, denn für jedes CMS gibt es bewährte Newsletter-Module, die Abonnement, Gestaltung, Versand und Abmeldung regeln.

TYPO3

Das wohl meistgenutzte Newsletter-Tool für TYPO3 ist Direct Mail. Es verfügt über zahlreiche Konfigurationsmöglichkeiten. Unterschiedliche Adresslisten und Newsletterkategorien lassen sich parallel verwalten, Newsletter können als Textversion, HTML oder beides verschickt werden. Die HTML-Newsletter gestaltet Ihr einfach als TYPO3-Seitentemplate. Über eine zusätzliche Extension ist das rechtssichere Abonnement mit Double-Opt-In möglich. Für den Admin unentbehrlich: Testversand und Adressimport sind ebenfalls enthalten. Die Mails lassen sich über eine Warteschlange in Paketen verschicken. Einfache Statistiken über Versand, Bounces und angeklickte Links finden sich im Administrationsbereich von Direct Mail.

Drupal

Für Drupal gibt es mehrere Newsletter-Module. Der bewährte Klassiker Simplenews wird gerade für Drupal 8 portiert. Es versendet Text- und HTML-Mails, Themes können nach Bedarf gestaltet werden. Ein An- und Abmeldeformular ist ebenfalls im Lieferumfang enthalten. Ist der Abonnent nicht als Benutzer der Website eingeloggt, muss er sein Anmeldung zum Newsletter per Double-Opt-In bestätigen. Es ist möglich, mehrere Newsletter parallel anzubieten und sie einzeln oder gemeinsam zu abonnieren. Der Administrator kann Adressen importieren und exportieren und den Newsletter vor dem Versand mit einer Testmail prüfen.

Wordpress

MailPoet stattet mehr als 300.000 Wordpress-Websites mit einem einfach zu bedienenden Newsletter aus. Die Registrierung erfolgt über ein Widget, das sich mit Feldern wie Vorname, Nachname und Auswahl der gewünschten Newsletter-Kategorien erweitern läßt. Double-Opt-In ist hier Standard. Für HTML-Newsletter steht ein komfortabler Editor zur Verfügung. Logo, Bilder und Platzhalter für die Personalisierung lassen sich per Klick einfügen. Die kostenlose Version erlaubt 2000 Abonnenten. Zusätzliche Themes können selbst gestaltet oder zugekauft werden. Eine einfache Statistik informiert über Öffnungsraten und angeklickte Links. 

Fazit: Für alle hier vorgestellten Content Management Systeme stehen brauchbare Newsletter-Tools zur Verfügung, die kostenlos genutzt werden können. Was immer geboten wird:

• Anmeldeformular
• rechtssichere Anmeldung (Double-Opt-In) und Abmeldung
• mehrere Newsletter zur Auswahl schon bei der Registrierung
• Text- und HTML-Version
• Templates für ansprechende HTML-Newsletter können mit Bordmitteln gestaltet werden
• Versand der E-Mails in Paketen, um den Volumenbegrenzungen der Provider zu entsprechen und nicht auf einer Blacklist zu landen
• Einfache Statistiken über den Erfolg des Newsletters (Öffnungsraten, Bounces, Links)

Vor Vorteil ist auch, dass die Adressen auf Eurem (im Idealfall deutschen) Server liegen. 

Die große Lösung: Ein professionelles Newsletter-Tool

Alle genannten Versandmethoden stoßen an aber ihre Grenzen, wenn regelmäßig Newsletter an mehrere 1000 Empfänger hinausgehen. Wer einen eigenen (Root- oder Managed-) Server für den Versand benutzt, hat zwar in der Regel keine Kapazitätsprobleme: Hier machen die Provider meist keine Vorgaben über die Höchstzahl E-Mails, die pro Stunde verschickt werden dürfen. Es besteht allerdings die Gefahr, dass unser Server als Spamschleuder bei großen Providern wie Telekom und GMX auf der Blacklist landet. Unsere E-Mails erreichen dann Empfänger, die ihr Konto bei diesen Providern haben, nicht mehr. Die Lösung bieten professionelle Versender wie z.B. Cleverreach und MailChimp. Übliche Features wie mehrere Empfängergruppen, Double-Opt-In und Testversand stehen hier zur Verfügung. Im Unterschied zu CMS-Modulen ist die Arbeit mit einem spezialisierten Tool allerdings um Grade angenehmer. Cleverreach bietet z.B. Folgendes:

• Frei definierbare zusätzliche Felder, z.B. Vorname, Nachname, Anrede, können in das Anmedeformular aufgenommen und als Platzhalter im Newsletter verwendet werden.
• Beim Import von Adressen lassen sich Felder der Importtabelle auf diese Felder mappen.
• An- und Abmeldung können mit der eigenen Website verbunden werden. Den HTML-Code der Formulare kopiert Ihr einfach in das CMS-Template, für die Bestätigungsseiten legt Ihr Weiterleitungen auf Seiten Eurer Website an. So kommen nur die E-Mail-Texte für Abonnement und Abmeldung aus dem System.
• Für Formulare, E-Mails und Newsletter stehen fertige Templates zur Verfügung, die sich anpassen lassen. Wer sich mit HTML auskennt, kann auch den Code in einem Editor selbst überarbeiten. Einige Templates sind responsive und machen auch auf dem Handy eine gute Figur.
• Templates und Formulare werden automatisch mit einem Impressum versehen, die fertigen Newslettertemplates enthalten einen Link zum Abmeldeformular.
• Über einen Drag-and-Drop-Editor zieht Ihr flexible Elemente wie Teaser mit Bild mehrfach in das Template und könnt sie dann weiter bearbeiten.
• Nach dem Versand stehen übersichtliche Reports zum Erfolg des Newsletters zur Verfügung.

Fazit: Sobald Euer Adresspool mehrere 1000 Einträge zählt und Ihr regelmäßig Newsletter verschicken und auswerten wollt, ist die Arbeit mit einem professionellen Versender empfehlenswert. Auch die angebotenen Templates glänzen damit, dass sie den Eigenheiten der Mailclients Rechnung tragen und auf einer Vielzahl von Geräten gut dargestellt werden. Das spart Entwicklungskosten ein. Wer diese Tools einmal testen möchte, findet kostenlose oder günstige Einsteigerpakete.

Bild: © Andrey Popov, fotolia