Bei umfangreichen Webprojekten erstellt der Auftragnehmer basierend auf den Anforderungen des Interessenten zunächst ein Pflichtenheft. Dieses beschreibt, wie der Auftragnehmer die einzelnen Anforderungen umsetzen will.
Komplexe Webprojekte wie mehrsprachige Portale oder umfangreiche Shops sollen in der Regel eine Vielzahl von Funktionen besitzen. Der Webspezialist erörtert deshalb mit dem Interessenten in einem ersten Schritt die notwendigen Funktionen der projektierten Website. Das Pflichtenheft dient zur Fixierung der potentiellen Vertragsbestandteile und liefert dem Interessenten eine transparente Übersicht über die Umsetzung der einzelnen Funktionalitäten. Der Webspezialist erhält durch das Pflichtenheft seinerseits Sicherheit hinsichtlich der zu erbringenden Leistungen.
Die Erstellung des Pflichtenhefts stellt eine eigene Leistung dar und wird entsprechend vergütet. Es ermöglicht dem Interessenten, auch andere Anbieter anzufragen und diesen konkrete Anforderungen zu präsentieren.