ToDos einfach planen mit Thunderbird und Lightning

Aufgaben planen mit Thunderbird und Lightning

Wie organisieren wir unser Berufsleben und den Alltag möglichst schmerzfrei? ToDo-Listen sind hier ein Klassiker. Für höhere Ansprüche bietet sich GTD (Getting Things Done) nach David Allen an. Bleibt nur die Frage, wo wir unsere Aufgaben, ToDos und Listen ablegen. Wichtig ist hier vor allem, dass sie sich in unseren Arbeitsalltag möglichst einfach und unauffällig integrieren lassen.

Der E-Mail-Client Thunderbird ist auf vielen Betriebssystemen präsent. Mit dem Kalender-Add-On Lightning (auch solo unter dem Namen Sunbird zu haben) bietet er eine komplette E-Mail-, Termin- und Aufgabenverwaltung, die für die meisten Zwecke reicht.

Aufgaben (Tasks) anlegen

Nach der Installation von Lightning sind die Aufgaben (und die Termine) erst einmal nicht sichtbar. Wir schalten sie im Menü Termine und Aufgaben >> Aufgaben zur Ansicht frei. Über "Neue Aufgabe" legen wir ein ToDo an. Diese Optionen haben wir:

  • Titel: Der Titel wird in der Liste der Aufgaben angezeigt.
  • Ort: Eine Ortsbestimmung, die eher bei Terminen benutzt wird.
  • Kategorie: Lightning kommt mit einigen Standardkategorien daher, die sich erweitern lassen.
  • Kalender: Wer mehrere Kalender führt, kann hier einen auswählen. Ein integrierter und synchronisierter Google-Kalender eignet sich dafür nicht. Auch das Add-On Google Task Sync bringt nichts, weil neue Aufgaben, die auch im Google-Konto erscheinen sollen, separat erfasst werden müssen
  • Beginn und Ende der Aufgabe sowie ein Status (Bearbeitungsstand, z.B. die prozentuale Einschätzung, wie viel schon erledigt ist) lassen sich eingeben.
  • Wiederholen: Wie Termine lassen sich auch Aufgaben mehrfach anlegen, sei es nur täglich, wöchentlich oder x-mal.
  • Erinnerung: Sehr praktisch ist die Erinnerungsfunktion. Sie öffnet eine Pop-Up-Fenster und weist auf den fälligen Termin hin.
  • Beschreibung: Hier ist Platz für viel unformatierten Fließtext, Zeilenumbrüche bleiben erhalten. Nicht so komfortabel, aber für einfache Informationen ausreichend.
  • Anhänge: Anders als der Name zu sagen scheint, lassen sich hier nicht physische Dateien anhängen, sondern Links anfügen.

Aufgaben organisieren und sortieren

In der Übersicht lassen sich Aufgaben jederzeit bearbeiten und einer anderen Kategorie zuweisen. Mit dem Kontextmenü (rechte Maustaste auf der Aufgabe) lassen sich Aufgaben bearbeiten oder einfach um eine Stunde, einen Tag oder eine Woche verschieben.

In der Detailansicht können wir jeder Aufgabe eine Priorität zuweisen. In der Liste lassen sich Tasks dann nach der Priorität sortieren.

Die Sortierung wird mit einem Klick auf den Spaltentitel (Fertig, Priorität, Titel oder Kategorie) ausgelöst. So überblicken wir schnell alle wichtigen Prio 1-Aufgaben, auch wenn die Liste lang ist.

Die Suche (Aufgaben Filtern) greift auf diese Felder zu:

  • Titel
  • Beschreibung
  • Kategorie

Alles Aufgaben oder was?

Das besondere Highlight: Thunderbird und Lightning bilden eine perfekte Einheit, wenn es um die Formate geht. Per rechtem Mausklick lassen sich E-Mails in einen Termin oder eine Aufgabe überführen ("umwandeln in"). Titel und Beschreibung werden übernommen, formatspezifische Daten (z.B. Kategorie oder Status) können wir eingeben. Das funktioniert natürlich auch anders herum. Aus jedem Termin und jeder Aufgabe lässt sich eine E-Mail generieren. Der Titel wird Betreff, die Beschreibung der Nachrichtentext.

Fazit:
ToDos lassen sich einfach mit Thunderbird und Lightning verwalten. Das Zusammenspiel der Module überzeugt - wie oft möchte man eine E-Mail als Aufgabe speichern oder eine Aufgabe einfach per Mail delegieren. Auch Selbstmanagement-Systeme wie GTD können wir so betreiben. Wer nur von einem Rechner aus arbeitet, ist gut bedient.

Wer seine Aufgaben synchronisieren möchte: Das geht leider nicht. Die Synchronisation des Kalenders und der Adressen mit Google funktioniert über Provider für Google Kalender und gContactSync gut, Googles rudimentäre Aufgabenverwaltung läuft mit Google Task Sync allenfalls neben den Thunderbird-Aufgaben her und bringt keinen Nutzwert, wenn man über mehrere Geräte Tasks synchron halten will.

BTW: Angeregt wurde ich zu diesem Artikel durch diesen Beitrag von Stephan List auf dem Toolblog.

Foto: Marius Max Künzl

Bild des Benutzers ambranet

Susanna Künzl

Susanna Künzl leitet seit 1999 diese Agentur und beschäftigt sich hauptsächlich mit der Programmierung von CMS-Erweiterungen für TYPO3 und Drupal.

Kommentare

Als kleine Ergänzung:
Aufgaben lassen sich gut über owncloud synchronisieren. Das erfordert zwar einen eigenen Server oder Webspace, funktioniert aber tadellos.
Selbiges trifft für die Synchronisation zwischen Kalender und Aufgaben auf dem Laptop, Handy und sonstigen Geräten zu.

Wie kann man in Thunderbird Calendar eine automatische Formatierung wie unter Outlook vornehmen?

oder kann man einem bestimmten betreff im calendar automatisch eine Kategorie zuweisen?

wäre nett wenn sie mir da weiterhelfen könnten. Danke im vorab.

Mfg Oliver

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